Artikkeli

Kehityspäivä, tiimipäivä, tykypäivä, virkistyspäivä - työpaikan klassikolla on monta nimeä

#tiimipaiva #kehityspaiva #yrityksen strategia

Monilla työpaikoilla järjestetään kesän tienoolla - joko ennen lomia tai lomien jälkeen - koko henkilöstön yhteinen päivä. Sitä voidaan kutsua kehityspäiväksi, virkistyspäiväksi, tykypäiväksi tai tyhypäiväksi sen mukaan, mikä tarkoitus päivällä on tai miksi sitä on totuttu kutsumaan tai mitä päivän luonteesta halutaan henkilöstölle viestiä.

Tässä blogissa onkin tuotu esille hyviä vinkkejä siitä, miten hyvin koostettu yhteinen päivä kannattaisi rakentaa niin sisällön kuin toteutuksen suhteen ja miksi usein kannattaa ottaa ulkopuolinen fasilitoija.

Tiimipäivän tarkoitus ja tavoitteet

Päivän suunnittelussa lähdetään liikkeelle päivän ja tilaisuuden tarkoituksesta ja tavoitteista. Onko tarkoitus viettää yhteistä aikaa esimerkiksi jonkun tekemisen äärellä, joka voi olla täysin irrallista arkisesta työympäristöstä tai sisällöistä?

Tekemiseen voi kytkeytyä tiimiytymisen tavoitteita tai sitten päivä voi olla vain virkistäytymistä ja yhdessä olemista ja tekemistä.

Toinen ääripää on yrityksen tai sen toiminnan kehittäminen pelkästään. Monessa yrityksessä on varsin harvinaista, että kaikki saadaan yhteen ja siinä tapauksessa tiimi- tai kehityspäivä tarjoaa yhdessä puhumiseen ja tekemiseen mainion mahdollisuuden.

Päivän tarkoitus voi olla myös jotain näiden ääripäiden väliltä, mikä on ehkä juuri se yleisin yhdistelmä; aamupäivä on asiaa, sitten on yhteinen lounas ja viimeistään iltapäivä kahvin jälkeen siirrytään rennompiin tunnelmiin ja tekemisiin.

Oli tarkoitus mikä tahansa, niin järjestäjien on ehdottoman tärkeää ottaa se suunnittelun lähtökohdaksi ja viestiä siitä sitten henkilöstölle myös odotusten hallitsemiseksi.

Yksi päivä ei ratkaise kaikkea

Päivän tavoitteet ovat hyvä keskustella ja tiivistää järjestävien tahojen kesken. Keskustelussa hyvänä käynnistävänä kysymyksenä toimii hyvän tulevaisuuden unelmointi; mitkä ovat tunnelmat onnistuneen tiimipäivän jälkeen ja mitä siellä on tapahtunut? Mitä asioita haluamme edistää ja minkä asioiden pitäisi olla tosin päivän jälkeen?

On hyvä muistaa, ettei yhdellä päivällä tehdä ihmeitä, vaan ihmisten ja toiminnan kehittämisen pitäisi olla prosessimaista, säännöllistä ja jatkuvaa. Tämä pätee myös hyvinvoinnin ja tiimiytymisen kehittämiseen.

Päivän resurssointi ja raamit

Myös päivän resurssit eli käytettävissä oleva aika, budjetti, henkilömäärät ja tilat määrittävät sitä, mikä on mahdollista ja mitä voidaan olettaa saatavan aikaan. Jos päivälle on isoja odotuksia, on resurssoinninkin oltava kohdallaan. Mutta myös pienillä resursseilla voi saada paljon aikaan.

Ja jos itsellä ei ole kokemusta ja osaamista, ulkopuolista apua kannattaa ottaa mukaan jo varhaisessa suunnittelun vaiheessa, koska silloin voidaan vaikuttaa vielä moneen asiaan.

Tyky päivä ohjelma, tyky ideoita, tyky päivän

Tiimipäivän toteutuksen rakentaminen

Tiimipäivän rakentaminen lähtee tavoitemäärityksen jälkeen käytännön raameista; kuinka paljon aikaa on käytettävissä/ halutaan käyttää, minkälaisessa ympäristössä tavoite toteutuu parhaiten ja miten päivää rytmitetään.

Me Great Mindsissa puhutaan tunnesuunnittelusta, joka kattaa muun muassa aikataulusuunnittelun, tavoitteiden toteuttamisen suunnittelun , ihmisten mukaan ottamisen ja heidän näkökulmansa ja päivän rytmityksen. On tärkeää miettiä päivän kulkua osallistujien näkökulmasta.

Tiimipäivän aikataulun rakentaminen

Ohjelman laatiminen alkaa yleissuunnitelmasta:

Paljonko on aikaa työskennellä tai paljonko siihen pitäisi varata? Ja vastaavasti samaa pitää miettiä aktiviteettien suhteen.
Mitä välttämättömiä asioita päivään pitää sisällyttää? Yleensä näitä ovat ruokailuihin liittyvät asiat, välttämättömät tauot ja tietysti alku- ja loppuajankohta sekä kuljetusten vaatima aika.
Tiimipäivissä on aina myös hyvä tilaisuus esitellä organisaation uudet ihmiset ja ottaa heidät symbolisestikin mukaan porukkaan. Samoin tiimiytyminen ja toisiin tutustuminen ovat tärkeitä asioita, varsinkin jos tarkoitus on työskennellä yhdessä, mutta myös toki yleisen yhteistyön sujumisen näkökulmasta.
Jos päivässä on asiasisältöä ja työskentelyä, niin tarvitaan ehdottomasti jonkinlaista virittäytymistä niin asiaan, kuin yhdessä tekemiseenkin. Virittäytyminen ja lämmittely unohdetaan liian usein ja tästä tyypillisesti säästetään aikaa. Kokemuksemme kuitenkin on, että virittäytymistä ja lämmittelyä ei kannata jättää pois missään nimessä. Hyvin ja kivasti toteutettuna se itse asiassa mahdollistaa muiden osuuksien onnistumisen.
Usein mukana on myös jonkinlaista yleistä katsausta toimintaympäristön kehityksestä, markkinatilanteesta, nykytilasta tai tulevista näkymistä yrityksen johdon tai ulkopuolisen asiantuntijan esittämänä. Tällaiset asiasisällöt kannattaa pitää suhteellisen tiiviinä ja vaikka liittää yhteistä keskustelua sitä tehostamaan.

Näistä elementeistä saadaan rakennettua päivän karkea suunnitelma. Myös tauot, siirtymät ja vaihdokset pitää huomioida aikataulussa, koska niihin menee yllättävän paljon aikaa yhteensä päivän aikana ja niiden unohtaminen suunnittelussa saattaa sekoittaa toteutuksen aikataulun kokonaan.

On hyvä muistaa, että yhden päivän aikana ehtii tekemään rajallisen määrän asioita ja tämän takia päivän tavoitteiden pohtiminen on tärkeää ja toimii myös työkaluna priorisoinnille.

Tyky- ja tyhypäivien liikunta- ja ulkoiluaktiviteetit

Noin karkeasti ottaen erilaisten liikunnallisten aktiviteettien olisi hyvä sijoittua asiasisältöjen jälkeen. Ainakin jos aktiviteetit ovat jollain tapaa fyysisesti rasittavia. Toki pienempiä toiminnallisia aktiviteetteja ja ulkoilua voi olla aivotoimintaa vaativien tekemisten välillä. Nämä voivat olla jopa erittäinkin hyviä ja ajatustoimintaa virkistäviä tekemisiä.

Kokous- ja työskentelytilat

Yksi tärkeä pohdittava on tila tai itse asiassa tilat, missä kaikki tapahtuu. Monenlaiset tilat ovat sopivia ja voisikin sanoa, että onnistunut kehityspäivä ei ole tiloista kiinni.

Tärkeintä on, että mennään arjen tiloista jonnekin muualle tai sitten käytetään omia tiloja jotenkin uudella tavalla. Tässä mielikuvituksen käyttö on suotavaa! Helpointa on tietenkin ottaa jostain kaupallisia tilapalveluita tarjoavalta toimijalta tilat ja ruokailut. Mutta nykyään on monenlaisia vaihtoehtoja ja tiloja tarjoavat vaikkapa museot, liikuntapaikat, maatilat ja saaristokohteet esimerkiksi.

Etukäteen on tärkeää kuitenkin varmistaa, että kokoustilassa on tarvittavat tekniikat, tarpeeksi tilaa kaikille ja vielä enemmän jos on tarkoitus työskennellä vaikkapa ryhmissä. Myös mahdolliset lisätilat, joita voidaan tarvita pienryhmien työskentelyssä, on hyvä pitää mielessä.

Tyky päivään aktiviteetti, peli tai kehitys ideat – hauskaa ja kehittävää tekemistä koko porukalle.

Kehittämistyöskentely osana päivää

Kuten aikaisemmin jo todettiin, niin kehittämistyöskentely vaatii ehdottomasti alustusta ja virittäytymistä. Alustus voi olla jonkinlainen katsaus ja tehtävän asettaminen esimerkiksi yrityksen johdolta.

Kun me olemme mukana kehittämiskonsultteina, niin pyydämme aina yrityksen johdolta tai muulta asian omistajalta alkupuheenvuoron, miksi olemme koolla ja miksi käsiteltävä aihe on tärkeä juuri nyt. Näin asia kytkeytyy yrityksen tekemiseen ja tulevaisuuteen, eikä se ole mikään "konsulttikotkotus" tai muodon vuoksi tehtävä harjoitus.

Ulkopuolisen konsultin tai kouluttajan on helpompi tarttua myös aiheeseen ja viedä sitä eteenpäin, kun on saanut niin sanotusti "syötön lapaan". Toki hyvään valmistautumiseen kuuluu myös briiffauskeskustelut taustalla. Mutta päivän yhtenäinen tarina on tärkeä näyttää ja tuoda esille osallistujille.

Lämmittely ja virittäytyminen

Suosittelemme virittäytymistä kaikenlaisiin yhteisiin päiviin vaikka vain kuunneltaisiin esitystä, mutta ehdottoman tärkeää ja hyödyllistä virittäytyminen on, kun on tarkoitus työskennellä jonkin asian ympärillä.

Jos on tarkoitus vaikkapa ideoita ja kehittää toimintaa, tarvitaan innostavaa ja mielikuvitusta kutkuttelevaa virittäytymistä. Jos kyseessä on vaikkapa vision tekeminen, tarvitaan esimerkiksi tulevaisuussyötettä, yrityksen vahvuuksien ja kehityskohteiden tunnistamista.

Eli se, minkä asian ympärillä työskennellään, vaikuttaa siihen minkälaista virittäytymistä tarvitaan.

Tärkeintä on kuitenkin ihmisten välisen yhteistyön käynnistäminen ja helpottaminen. Se voi olla niin sanottua jään murtamista, tutustumista, luottamuksen luomista tai sopivan vireystilan löytämistä, kuten edellä puhuttiin. Vaikka virittäytyminen ja lämmittely vie aikaa, niin sen yleensä aina voittaa työskentelyn sujuvuudessa ja tulosten sisällössä ja laadussa.

Osallistaminen ja osallistujakokemus

Osallistujien mukaan ottaminen vaatii siis valmistautumista. Usein kuulee sanottavan, että me ei haluta mitään "leikkiä tai laulua", mutta asian ydinhän on siinä, että ihmiset työskentelevät ja osallistuvat yhteisten asioiden kehittämiseen ja niiden jalostamiseen.

Tärkeää on merkityksellisyys eli kehitetään ja työstetään jotain kaikille tärkeää asiaa, kuullaan eri ihmisten ja ryhmien ajatuksia ja luodaan yhteisiä ratkaisuja. Myös työskentelyn muodot eli ne "leikit ja laulut" ovat osa työskentelyn organisointia.

Menetelmien valinta ja käyttö perustuu tavoitteisiin ja sisältöihin. Menetelmiä on myös hyvin monenlaisia ja hyvän fasilitaattorin työkalupakista löytyy jokaiselle ryhmälle varmasti sopiva muoto.

Tunnesuunnittelua on se, että mietitään päivän ohjelmaa ja sen rytmitystä osallistujien ja heidän tunnekokemuksen näkökulmasta. Parhaita tuloksia saadaan yleensä silloin, kun ohjelmassa on sopivaa vaihtelua, työskentelyä pilkotaan sopiviin osiin, ihmiset ovat hyvässä vireydessä niin ruuan kuin tunnevireyden suhteen ja ohjelmassa on innostava juoni tai käsikirjoitus. Tällä tarkoitamme sitä, että ohjelma on hyvä rakentaa niin, että siinä on kohokohtia, innostavia ja hauskoja osuuksia sopivasti hajallaan ja tauotus sopivaa.

Kehittämisen sisältö

Sisältöjä voidaan kehittää monella eri menetelmällä. Tämän suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa ja jos käytössä on ulkopuolista fasilitointiapua, tämä on yksi suunnittelun tärkeimmistä asioita.

Perusperiaate on se, että sisältö ja tavoitteet tulevat ensin, sitten valitaan sopiva menetelmä. Kuten aikaisemmin todettiin, päivässä ei ehdi ratkomaan kovinkaan montaa asiaa. Siksi täytyy priorisoida tai jakaa tekemistä eri ryhmille. Mutta tavoitteet tosiaan määrittävät käytetyt menetelmät.

Välillä myös arkiset asiat, kuten esimerkiksi kokoustilat tai ryhmäkoko rajoittavat tekemisen mahdollisuuksia. Menetelmiä ja työskentelymuotoja kannattaa myös vaihdella, koska se vaikuttaa myös ihmisten vireyteen.

Lue lisää henkilöstön osaamisen kehittämisestä.

Ulkopuolisen fasilitoijan käytön etuja

Hyvän kehityspäivän suunnittelussa on aika paljon pohtimista ja toteuttamista! Siksi suosittelemmekin, että kannattaa käyttää ulkopuolista fasilitointiapua. Ammattilaisilta suunnittelu ja toteutus sujuu näppärästi ja he osaavat kysyä juuri niitä oikeita kysymyksiä.

Suuri etu on myös siitä, että tällöin kaikki organisaatiossa pääsevät osallistumaan yhteiseen tekemiseen. Jos esimerkiksi johtaja tai esihenkilö toimii itse päivän vetäjänä, niin helposti käy niin, että hänen huomionsa menee päivän aikataulusta huolehtimiseen ja itse sisältö ja osallistuminen esimerkiksi kehittämiseen jää jopa kokonaan pois.

Tutustu, mitä me tarkoitamme tulevaisuuteen katsovalla strategiatyöllä.

Viisi ideaa ja vinkkiä hyvän kehityspäivän suunnitteluun

Tässä artikkelissa olemme tuoneet esille tärkeitä asioita tiimipäivän suunnitteluun. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, kuten sanonta kuuluu.

Tässä vielä tiivistys siitä, mitä kannattaa ottaa huomioon, kun halutaan toteuttaa erinomainen kehityspäivä:

Lähtökohtana on päivän tavoitteiden kirkastaminen, miksi päivä järjestetään ja mitä sillä halutaan saada aikaiseksi?
Päivän seikkaperäinen suunnittelu minuuttiaikatauluineen. Siitä voi tarpeen tuleen sitten poiketa, mutta on hyvä pohtia kaikki tekemiset ja siirtymät sekä niiden vaatima aika.
Mieti ohjelmaa osallistujan näkökulmasta. Miten ohjelma hänen näkökulmasta menee, onko siinä sopivia vaihteluita ja huippuhetkiä?
"Less is more". Yleisin virhe on se, että päivät ja tilaisuudet tuupataan aivan liian täyteen. Eli vähempikin riittää.
Jätä tarpeeksi aikaa tehtäville ja keskusteluille. Läsnätilaisuuden perimmäinen syy on ihmisten kohtaaminen.
Ja bonuksena, muista hauskuus ei vähennä asioiden tärkeyttä!

Tutustu lisää Great Mindsin palveluihin.

Kiinnostuitko?

+358 (0)400 916 979

[email protected]