Artikkeli

Miten tulevaisuusajattelu voi auttaa yrityksen budjetointia?

#budjetointi #ennakointi #talous #tulevaisuus

Yrityksen budjetointi on johdolle tärkeä työkalu, jonka avulla pyritään yrityksen toiminnan ja talouden ennustamiseen sekä suunnittelemiseen. Todellisuudessa tulevaisuutta on kuitenkin vaikea ennustaa pelkän taloussuunnittelun avulla. Talouden ennustamisen lisäksi, yrityksen tulisi ennakoida vaihtoehtoisia tulevaisuuksia sekä päästää irti vain yhdestä mahdollisesta lopputuloksesta.

Myöskään pelkkien tuloslaskelmien ja numeroiden katsominen eivät välttämättä auta yritystä matkalla kohti muutosta. Yrityspäättäjien tulisi käyttää aikaa budjetoinnin ja talouden ennustamisen lisäksi tulevaisuuden ennakointiin. Kerromme tässä artikkelissa, miten ennakointi auttaa yritystä reagoimaan paremmin muutoksiin, niin yrityksen budjetin kuin tulevaisuuden toiminnan kannalta.

Kuinka paljon budjetointi vaikuttaa yrityksen tulevaisuuteen?

Budjetti auttaa yrityksen resursoinnissa, menojen suunnittelussa ja kannattavuuden seurannassa. Sen avulla yrityksen johto ja vastuuhenkilöt voivat myös tehdä harkitumpia päätöksiä, kun rahaa käytetään liiketoiminnan kannalta suunniteltuihin ja haluttuihin asioihin. Ilman budjettia talouden hallinta ja tulevien toimintojen suunnittelu voi olla hapuilevaa ja jopa impulsiivista sekä harkitsematonta.

Budjetti ohjaa yrityksen toimintaa ja se laaditaan usein kerralla koko vuodeksi tai rullaavana esimerkiksi seuraavalle 12 kuukaudelle. Siinä mielessä voi ajatella, että budjetointi vakauttaa yrityksen lähitulevaisuuden hallintaa ja tekee siitä ennakoitavampaa ja jopa ennustettavampaa. Tämä toki edellyttää budjetin toteuttamista ja ns. budjettikuria. Toteutumista onkin hyvä seurata jatkuvasti ja reagoida muutoksiin suhteellisen nopeasti. On myös hyvä tunnistaa omaan alaan ja liiketoimintaan liittyvät luonnolliset vaihtelut, kuten kausivaihtelut.

Muutokset haastavat suunniteltua tulevaisuutta ja budjetin toteutumista

On kuitenkin mahdollista ja jopa todennäköistä, että eteen tulee yllättäviä muutoksia liiketoiminnassa tai toimintaympäristössä. Tästä hyvä esimerkki on viimeaikainen arvonlisäveron muutos, joka tapahtui suhteellisen nopeassa aikataulussa. Tavallisempia muutoksia ovat esimerkiksi myynnissä ja liikevaihdossa tapahtuvat muutokset.

Erityisesti myynnin ja liikevaihdon lasku luo haasteita; tällöin kulubudjetti helposti ylittyy tai budjetin sisäiset erät muuttuvat epätasapainoiseksi. Hyvällä budjetin seurannalla näihin muutoksiin voi päästä kiinni ja reagoimalla muutoksia seuraaviin kuukausiin, voi vielä vaikuttaa korjaavasti.

Siinä mielessä budjettipoikkeamat voi nähdä hälytysvaloina ja kannattaakin tutkia aina poikkeamiin johtavat syyt. Ja jälleen on hyötyä siitä, että tuntee oman toimialansa vaihtelut ja kausittaisen vaihtelun omassa liiketoiminnassa. Voikin sanoa, että budjetin kanssa liikutaankin aika lailla ennusteen mukaisessa toiminnassa.

Yrityksen budjetointi – Miten tulevaisuuden ennakointi auttaa siinä?

Kuten edellä kuvattiin, ennuste tarkoittaa olettamuksia siitä, mitä todennäköisesti tapahtuu yrityksen taloudessa ja tulevaisuudessa. Budjetti voidaankin nähdä taloudellisena ennusteena lähitulevaisuudesta. Ennakointi puolestaan taas liittyy oleellisesti yrityksen strategiaan, kehitykseen ja muutokseen. Ennusteita voi käyttää lähitulevaisuuteen kohdistuvassa suunnittelussa, mutta ennusteiden paikkansapitävyys heikkenee, kun kyse on muuttuvista olosuhteista tai kun ennustettava aikaväli pitenee. Näkymät siis sumentuvat syystä tai toisesta.

Ennakointia voi käyttää yrityksen kehittämiseen

Ennakointi auttaa siinä, kun halutaan kehittää näkemyksiä tulevasta. Ennakointi on prosessi, jonka avulla yritykset voivat lisätä ymmärrystä muutoksesta, vaihtoehtoisista tulevaisuuksista sekä niiden tapahtumankuluista. Voidaankin ajatella, että tulevaisuuden ennakointi luo jatkumoa budjetoinnille ja antaa lisänäkymää budjettikauden yli. Tarkimmillaan ennakointi luo pohjaa tulevaisuuden ennusteen laatimiselle ja esimerkiksi vaihtoehtoisten budjettien laskemiselle eli niin sanotuille "what if" -laskemille.

Ennakointi voi tuntua haasteelliselta ja epämääräiseltä verrattuna ennusteisiin ja suunniteltuun tulevaisuuteen. Toisaalta voi ajatella, että ennakointi on realismia, koska ennuste saattaa mennä monesta syystä pieleen; esimerkiksi se voi olla laadittu toisenlaiseen menneisyyteen perustuen, yrityksen toimintaympäristö voi olla muuttunut nopeasti tai yrityksen sisäiset toiminnantekijät muuttuvat.

Ennakointi ja ennakointiajattelun soveltaminen tuo meille sopivasti monikkoajattelua:

• Entä jos maailmaa muuttuukin, miten me reagoimme siihen?
• Onko meillä tarvittavaa muutosjoustavuutta?
• Kuinka paljon ylipäätään käytämme aikaa tulevaisuuden pohtimiseen ja systemaattiseen ennakointiin?

Talouden muuttujista laajempaan tulevaisuustarkasteluun

Yksikertaisimmillaan tulevaisuuden ennakointi on yrityksen sidosryhmiin ja toimintaympäristöön vaikuttavien muutostekijöiden tunnistamista. Tuttu SWOT-analyysi (vahvuuksien, heikkouksien, mahdollisuuksien ja uhkien tunnistamista) voi olla jo käytössä tai siitä voi olla helppo aloittaa. Tai jos halutaan katsoa hieman toisesta näkökulmasta, voit pohtia minkälainen olisi haluttu tai tavoiteltava tulevaisuus yrityksen näkökulmasta.

Tämä myös boostaa hyvin tulevaisuuden visiointia, mikäli on tarvetta laatia tulevaisuuden tavoitteita ja strategiaa laajemminkin. Unelmien lisäksi on hyvä katsoa myös muutostekijöitä eli megatrendejä, trendejä ja muutossignaaleja. Näiden pohdinta laajentaa tulevaisuusajattelua myös oman yrityksen ulkopuolelle ja talouden lisäksi myös muihin tekijöihin.

Esimerkki kilpailutilanteen muutoksista ja ennakoinnin tärkeydestä budjettia laatiessa

Yritys A laati toimintabudjetin vuodeksi eteenpäin, mutta pikku hiljaa vuoden edetessä käy ilmi, että budjetissa ei ole huomioitu riittävästi teknologisia muutoksia ja kilpailijoiden panostuksia.

• Vuoden aikana kilpaileva yritys B panostaa merkittävästi suuremmin teknologiseen kehitykseen ja yritys C käyttää moninkertaisesti enemmän rahaa markkinointiin ja muun muassa hakusanamainontaan.
  
• Kilpailijoiden toimien vuoksi yritys A:n brändien näkyvyys ja esimerkiksi hakukonenäkyvyys on pudonnut, joten se joutuu nostamaan myös omaa kehitysbudjettiaan vastatakseen kilpailuun.
• Kehitysbudjetin kasvattamisen seurauksena yritys A:n budjetti ylittyy reippaasti ja se joutuu kesken vuoden leikkaamaan budjettiaan muilla osa-alueilla, jotta ylitykset eivät kasva liian isoiksi. Talousjohtaja alkaa olla jo hermostunut!

Mikäli yritys A olisi ennakoinut teknologian kehitystä tarkasti, seurannut kilpailijoiden liikkeitä ja palvelukehitystä paremmin, se olisi voinut budjetoida jo kuluvalle vuodelle markkinatilanteeseen reagoiviin toimenpiteisiin ja varautua siten paremmin yllättäviin muutoksiin.

Voidaan siis todeta, että ennakoivan yrityksen mahdollisuus menestyä ja kasvaa on suurempi, kuin niillä jotka eivät ennakoi tulevaisuutta. Ennakoiva yritys voi toimia suunnitelmallisemmin ja kasvattaa kilpailukykyään pitkäjänteisemmin.

Ennakoivat yritykset tuottavat jatkuvasti uusia näkemyksiä. Heillä on myös koko ajan karttuvaa ymmärrystä muutoksesta ja aikaa pohtia omia keinoja vastata muuttuvaan kilpailutilanteeseen tai jopa luoda uutta markkinatilannetta. Lyhytjänteisemmin toimiva yritys joutuu usein reagoimaan muutokseen ja kilpailijoiden toimiin. Se tulee väistämättä aina pari askelta perässä.

Talouden ja toiminnan ennustamisesta ennakointiin

Ennakointi ei ole tulevaisuuden ennustamista, vaan pikemminkin yrityksen osaamista, prosesseja, systematiikkaa ja pitkäjänteistä tekemistä. Yrityksen kannattaa toteuttaa ennakointia tavoitteellisesti ja ottaa prosessiin mukaan koko organisaation näkemys tulevaisuudesta ja muodostaa sitä kautta monipuolinen kuva.

Menneisiin tuloksiin tai talouden totuttuihin menoeriin vertaaminen ei auta yritystä onnistumaan jatkuvasti muuttuvassa maailmassa. Tarvitaan uudenlaista ajattelua ja uusia työkaluja. Eikä menneisyyttä kokonaan unohdeta; menneisyydestä kannattaa poimia kaikki ne toimintatavat ja käytännöt, jotka ovat luoneet menestystä ja jotka toimivat edelleen. Muut käytännöt kannattaa aktiivisesti unohtaa tai uudistaa.

Ennakoinnin työkaluilla lisää selkeyttä tulevaisuuteen

Great Minds Oy tarjoaa tulevaisuuden ennakoinnin systemaattista kehittämistä ja omaa osaamistaan yritysten käyttöön. Olemme kehittäneet ja tuotteistaneet erilaisia työskentelymalleja niin strategiatyöhön sovitettavaksi kuin myös ennakointitiedon hyödyntämiseksi yrityksen kehittämisessä ja muun muassa innovaatiotoiminnassa. Teemme myös tulevaisuuskuvia ja -näkymiä strategiatyön pohjaksi tai osana strategiatyötä. Onnistunut strategiatyö on parhaimmillaan koko organisaatiota yhdistävä ja toimintaa yhtenäistävä prosessi.

Lue seuraavaksi miten kehittää yrityksesi henkilöstön osaamista ja tulevaisuuskuntoisuutta.

© 2023 Great Minds Oy. Kaikki oikeudet pidetään.  Tietosuojaseloste ja myyntiehdot

Design by Studio KU.